Update Umsatzsteuer

Für die Erstattung von Vorsteuern des Jahres 2025 aus EU-Mitgliedstaaten endet die Frist am 30.9.2026. Die Anträge sind für in Österreich ansässige Unternehmer über FinanzOnline in Österreich einzureichen. Dabei gilt es, die Vorsteuerabzugsfähigkeit nach den im jeweiligen EU-Mitgliedstaat geltenden Regelungen zu beachten. Grundsätzlich sind Rechnungen mit einer Bemessungsgrundlage von über € 1.000 bzw. Tankbelege über € 250 einzuscannen und dem Antrag als PDF-Datei beizufügen.

Das Vorsteuererstattungsverfahren stellt eine komplexe formelle Herausforderung für die Unternehmen dar. Neben der nicht verlängerbaren Ausschlussfrist, der korrekten Abwicklung und der Berücksichtigung der länderspezifischen Besonderheiten ist es ratsam, eine gewisse Vorlaufzeit miteinzuberechnen. Hier einige Punkte, auf die besonders zu achten ist:

• Klärung der Vorfrage, ob die Geltendmachung der Vorsteuern im isolierten Vorsteuererstattungsverfahren oder im regulären Veranlagungsverfahren durch vorgelagerte Registrierungspflicht im jeweiligen EU-Mitgliedsland erfolgen muss.
• Überprüfung der Rechnung, ob die ausgewiesene nationale Umsatzsteuer zu Recht ausgewiesen wurde oder ob es aufgrund der Qualifizierung der Leistung zu einem Übergang der Steuerschuld (Reverse Charge) gekommen wäre. Das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne des jeweiligen nationalen Umsatzsteuerrechts ist eine Grundvoraussetzung für die Vorsteuererstattungsberechtigung. Gegebenenfalls gilt es, die Rechnung korrigieren zu lassen.

Bei der Antragstellung sind vor allem die Formerfordernisse zu beachten, damit eine erfolgreiche und rasche Erledigung des Antrags erwartet werden kann. Dazu einige Tipps:

• Unter Bezugsnummer ist die Rechnungsnummer der vom Lieferanten ausgestellten Rechnung einzutragen. Keinesfalls sollte versehentlich eine interne Belegnummer erfasst werden. Zu beachten ist, dass je Rechnung (= je Belegnummer) nur eine Position im Antrag eingetragen wird. Bei doppelter Erfassung einer Rechnungsnummer erscheint eine Fehlermeldung oder der Antrag wird aus diesem Grund zurückgewiesen.
• Anzahlungsrechnungen und die dazugehörige Schlussrechnung sind in gesonderten Positionen zu erfassen. Nationale Besonderheiten, wie die Anknüpfung des Vorsteuerabzugsrechts an das Zahlungsdatum, gilt es bei der Antragstellung zu beachten. Die Zahlung ist gegebenenfalls durch Beilage einer Zahlungsbestätigung nachzuweisen.
• Unter Vorsteuer ist der Gesamtbetrag des sich auf die Bemessungsgrundlage beziehenden Vorsteuerbetrags gemäß Rechnung einzutragen. Aufgrund unterschiedlicher Steuersätze gesondert ausgewiesene Vorsteuerbeträge sind in einer Summe zusammenzuzählen und einzutragen. Wurde ein Skonto geltend gemacht, sind sowohl die Bemessungsgrundlage als auch der Vorsteuerbetrag entsprechend zu kürzen. Ein Praxistipp: Es lohnt sich vor allem bei hohen Rechnungsbeträgen, die einen expliziten Hinweis auf Skonti erhalten, eine Zahlungsbestätigung über den vollen Betrag beizulegen, sollte der Skontoabzug nicht in Anspruch genommen worden sein.
• Unter abziehbarer Vorsteuer ist jener Betrag einzutragen, der dem Ausmaß der Erstattung des jeweiligen EU-Landes entspricht. Sollten beispielsweise in einem EU-Land nur 50 % des Vorsteuerbetrags aus einer Mietwagenrechnung abzugsfähig sein, dann ist der um 50 % gekürzte Vorsteuerbetrag unter den abziehbaren Vorsteuern einzutragen.
• Restriktionen hinsichtlich des Rechts auf Vorsteuerabzug sowie der Höhe des Vorsteuerabzugs im Erstattungsland sind zu beachten. Diese betreffen häufig Vorsteuern in Zusammenhang mit Bewirtungsleistungen, Kauf und Anmietung von Pkw, Treibstoff, Kfz-Reparatur oder Beherbergung.
  Hinweis: Die Beantragung des gesamten Vorsteuerbetrags im Fall von länderspezifischen Restriktionen stellt eine falsche Beantragung einer Steuererstattung dar und kann zu einem Strafverfahren führen!

Die Frist zur Antragstellung der Vorsteuererstattung ist eine grundsätzlich nicht verlängerbare Ausschlussfrist und endet am 30.9. des Folgejahres. Die ausländische Finanzbehörde kann Rückfragen stellen bzw. ergänzende Unterlagen anfordern, wofür eine Nachfrist von einem Monat eingeräumt wird. Sollte die Beantwortung oder Nachreichung der Unterlagen nicht fristgerecht erfolgen, ist mit einer Ablehnung des eingereichten Antrags zu rechnen. Die Rückfragen zielen häufig auf die erwähnte Vorfrage ab, ob das Unternehmen die Vorsteuerbeträge im richtigen Verfahren beantragt hat und ob die Umsatzsteuer auf der Rechnung zu Recht ausgewiesen wurde. Eine rechtlich fundierte Erläuterung des Sachverhalts und die Vorlage weiterführender Unterlagen (wie in die jeweilige Landessprache übersetzte Verträge) treffen die verschärften Erwartungen der Behörden.

TIPP: Unsere Kanzlei unterstützt Sie gerne bei der Erstellung der Vorsteuererstattungsanträge, bei etwaigen Ergänzungsersuchen oder bei der Einreichung eines Rechtsmittels gegen ablehnende Bescheide.

Bild: Bruno Kelzer - https://unsplash.com