Offenlegung des Jahresabschlusses

Die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften haben den Jahresabschluss und den Lagebericht nach seiner Behandlung in der Haupt- bzw. Generalversammlung, spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, gegebenenfalls samt Bestätigungsvermerk beim zuständigen Firmenbuch einzureichen. Weiters sind der Ergebnisverwendungsbeschluss und gegebenenfalls der Bericht des Aufsichtsrats vorzulegen. Alle Unterlagen sind grundsätzlich elektronisch zu übermitteln. Mit einer Ausnahme: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu € 70.000 können den Jahresabschluss auch in Papierform einreichen.

HINWEIS: Die offenzulegenden Unterlagen betreffend Jahres- und Konzernabschluss mit Bilanzstichtag 31.12.2025 müssen bis spätestens Mittwoch, den 30.9.2026 beim Firmenbuchgericht eingelangt sein.

Als Kapitalgesellschaft gelten AG, GmbH und FlexKap sowie für Zwecke der Bilanzierung, Prüfung und Offenlegung auch kapitalistische Personengesellschaften (z.B. GmbH & Co KG). Der Umfang der einzureichenden Unterlagen orientiert sich an der in § 221 UGB definierten Größe der Gesellschaft, welche dem Firmenbuch ebenfalls mitzuteilen ist. Entscheidend für die Zuordnung zu einer Größenklasse ist, dass 2 der 3 Merkmale an den Abschlussstichtagen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten bzw. nicht mehr überschritten werden.

Der Umfang der einzureichenden Unterlagen richtet sich nach der Größe der Gesellschaft.

* Verkürzung bzw. Verdichtung möglich; ** nur bei gesetzlichen Pflichtprüfungen (kleine GmbH + AR-Pflicht); *** bei Kleinst-AG

Seit 1.7.2022 sind die einzureichenden Jahresabschlussdaten auf elektronischem Weg in strukturierter Form an das Firmenbuch zu übermitteln, wobei die Übermittlung entweder als XML-Datei oder mittels ESEF zu erfolgen hat.

Seit 1.1.2026 stehen folgende drei Wege für die Einreichung zur Verfügung:

• Webformular zur direkten manuellen Eingabe auf justizonline.gv.at für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften. Dort können die Daten direkt abgesendet und an das Firmenbuch übermittelt werden:
• Übermittlung als XML/ESEF-Datei mit Hilfe einer Übermittlungsstelle im ERV (z.B. Ihr Steuerberater);
• Übermittlung als XML/ESEF-Datei mittels eines eigenen Online-Formulars auf justizonline.gv.at.

Erstellt wird die strukturierte XML-Datei in der Praxis durch die verwendete Bilanzierungssoftware oder über das Webformular für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften. Die dahinter liegende Struktur der JAb 4.0 wurde inzwischen mehrmals überarbeitet und explizit für Kapitalgesellschaften und kapitalistische Personengesellschaften, die nach dem UGB bilanzieren, geschaffen. In Ausnahmefällen (z.B. Rechtsträger mit bilanzrechtlichen Sonderbestimmungen wie Banken und Versicherungen oder nach ausländischem Recht erstellte Jahres- und Konzernabschlüsse) können die Unterlagen auch als PDF-Anhang eingereicht werden.

Konzernabschlüsse gemäß UGB sind im vollen Umfang seit 1.1.2026 ebenfalls in strukturierter Form offenzulegen. Vereinfachungen sind hier nicht vorgesehen. Wird ein Konzernabschluss gemäß IFRS aufgestellt, ist er im ESEF-Format zu veröffentlichen.

Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder österreichischer Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften haben die Unterlagen der Hauptgesellschaft in deutscher oder englischer Sprache offenzulegen. Der nach ausländischem Recht erstellte Jahresabschluss stellt insofern eine Ausnahme von der strukturierten Einreichung an das Firmenbuch dar. Eine Veröffentlichung in Österreich kann unterbleiben, wenn die geforderten Unterlagen in Deutsch oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache über das Business Register Interconnection System (BRIS) abrufbar sind. Durch eine einmalige Offenlegung im BRIS kann sich die ausländische Kapitalgesellschaft einiges an Aufwand ersparen.

Neuerungen durch das Nachhaltigkeitsberichtsgesetz (NaBeG)

• Für große AG wurden im Zusammenhang mit den Offenlegungspflichten Erleichterungen geschaffen. Bislang musste zusätzlich zur Veröffentlichung im Firmenbuch auch auf der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes (EVI; früher Wiener Zeitung) veröffentlicht werden. Mit der Streichung zweier Absätze ist die Veröffentlichung auf der EVI ab 1.4.2026 weggefallen.
• Für Einreichungen ab dem 1.7.2026 haben die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften zusätzliche Erklärungen abzugeben. Im Sinne einer Selbsteinordnung ist Folgendes anzugeben:
  • In welche Größenklasse gem. § 221 UGB die Gesellschaft für das Berichtsjahr einzuordnen ist,
  • ob die Gesellschaft ein Unternehmen öffentlichen Interesses (PIE) ist,
  • ob eine Verpflichtung zur Nachhaltigkeitsberichterstattung besteht,
  • ob bestimmte weitere Berichtspflichten (Corporate Governance-Bericht, Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen) bestehen,
  • ob eine Konzernberichterstattungspflicht vorliegt bzw. welcher Befreiungstatbestand angewendet wird und inwieweit eine Befreiung von der konsolidierten Nachhaltigkeitsberichterstattung gegeben ist.

Die Abgabe dieser Erklärungen wird in der Praxis im Rahmen der strukturierten Offenlegung erfolgen, da die Struktur JAb 4.0 für alle Tatbestände entsprechende Übermittlungsfelder vorsieht. Wichtig zu wissen ist, dass die Übermittlung im Hintergrund erfolgt und der Öffentlichkeit damit nicht zugänglich ist. Auch wenn diese zusätzlichen Erklärungen schon vor Offenlegung an das Firmenbuch übermittelt werden können, steht einer effizienten Meldung mittels XML-Datei im Rahmen der Offenlegung von Jahres- und Konzernjahresabschlüssen nichts im Wege. Damit ist der letztmögliche Zeitpunkt für die Meldung eingehalten und Säumnisfolgen hintangehalten.